Должная осмотрительность при выборе контрагента в 2026 году: как защитить бизнес от налоговых претензий
Одна из наиболее опасных проблем, с которой бизнес сталкивается при налоговых проверках, — претензии инспекции к контрагентам компании.
Организация приобретает товар, заказывает работы или услуги, оплачивает их и учитывает расходы при исчислении налога на прибыль, а НДС принимает к вычету. Через несколько лет налоговая инспекция приходит к выводу, что поставщик обладал признаками «технической» компании, не имел необходимых ресурсов либо фактически не мог исполнить договор.
Результатом могут стать доначисления НДС и налога на прибыль, пени и штрафы. При значительных оборотах суммы налоговых претензий способны исчисляться десятками и сотнями миллионов рублей. Поэтому вопрос о должной осмотрительности необходимо ставить не тогда, когда уже началась выездная налоговая проверка, а до заключения договора с контрагентом. При этом в 2026 году обычной выписки из ЕГРЮЛ и распечатки страницы из сервиса ФНС для надежной защиты бизнеса уже недостаточно.
Что такое должная осмотрительность Самого определения «должная осмотрительность» в Налоговом кодексе РФ нет. Понятие получило широкое распространение после принятия Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 о необоснованной налоговой выгоде. В настоящее время основное значение имеет статья 54.1 НК РФ и сформировавшаяся практика ее применения.
На практике под должной или коммерческой осмотрительностью следует понимать прежде всего разумное поведение обычного участника предпринимательского оборота при выборе делового партнера.
Другими словами, налогоплательщик должен быть способен объяснить:
— почему он решил работать именно с этой компанией;
— откуда узнал о ней;
— с кем вел переговоры;
— кто принимал решение о заключении договора;
— проверял ли полномочия представителей;
— имел ли контрагент возможность исполнить договор;
— соответствовала ли цена рыночным условиям;
— каким образом фактически исполнялась сделка;
— какие документы подтверждают движение товара, выполнение работ или оказание услуг.
Именно здесь находится принципиальная ошибка многих компаний. Они считают, что проявление должной осмотрительности заключается в сборе формального комплекта документов: выписки из ЕГРЮЛ, устава, свидетельства о постановке на учет и приказа о назначении директора.
Но если через три года инспекция установит, что контрагент не имел работников, транспорта, оборудования и иных ресурсов, руководитель отрицает участие в деятельности организации, а движение денег носило транзитный характер, одного такого «досье» для защиты налогоплательщика может оказаться недостаточно.
Статья 54.1 НК РФ и «технические» компании Основным инструментом налоговых органов при подобных проверках является статья 54.1 НК РФ. В упрощенном виде проблема обычно выглядит следующим образом. Компания показывает приобретение товара, выполнение работ или оказание услуг определенным контрагентом. Инспекция признает этого контрагента «техническим» и утверждает, что фактическое исполнение осуществлялось другим лицом либо обстоятельства операции вообще не соответствовали представленным документам.
После этого ставится вопрос о правомерности расходов и вычетов по НДС. Но наличие нарушений у контрагента само по себе еще не означает автоматически, что покупатель должен лишиться налоговой выгоды. Для правильной оценки ситуации необходимо установить как минимум реальность хозяйственной операции, фактического исполнителя, обстоятельства выбора спорного контрагента, осведомленность налогоплательщика о нарушениях и характер его собственного поведения. Именно поэтому налоговый спор нельзя сводить исключительно к вопросу: «хорошая» перед нами компания или «плохая».
Что говорит Верховный Суд РФ Одним из наиболее важных документов для понимания современного подхода является Обзор практики применения арбитражными судами положений законодательства о налогах и сборах, связанных с оценкой обоснованности налоговой выгоды, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 13 декабря 2023 года.
Из него следует важный для бизнеса вывод: налоговые последствия должны определяться исходя из фактических обстоятельств хозяйственной деятельности, а применение статьи 54.1 НК РФ не должно превращаться в формальный механизм наказания налогоплательщика исключительно за нарушения другого лица.
Должная осмотрительность — это не папка с документами Я рекомендую рассматривать проверку контрагента не как сбор документов, а как фиксацию процесса принятия коммерческого решения. Вот как это будет выглядеть на практике. Если спустя три года директору или сотруднику компании зададут вопрос: "Почему вы выбрали именно ООО «Альфа»?" , а он даст ответ:"Потому что нам дали карточку предприятия, устав и выписку из ЕГРЮЛ",то это будет выглядит значительно слабее, чем:"Мы получили три коммерческих предложения, ООО «Альфа» предложило необходимый срок поставки и приемлемую цену, ранее работало с компаниями нашей отрасли, располагало необходимыми ресурсами, представители поставщика провели переговоры, после чего служба безопасности провела проверку и закупочная комиссия приняла решение заключить договор." Именно такую историю выбора контрагента желательно иметь возможность документально восстановить.
Как организовать проверку контрагентов Для реального снижения налоговых рисков я рекомендую разработать и утвердить в организации Приказ, Регламент или Положение о выборе и проверке контрагентов. Это должен быть не формальный документ, который лежит в папке, а реально работающий внутренний регламент.
В нем желательно определить: кто инициирует выбор контрагента; кто осуществляет его проверку; какие критерии проверки применяются; какие документы необходимо получить; в каких случаях требуется углубленная проверка; кто принимает окончательное решение; как фиксируются результаты проверки; с какой периодичностью проводится повторная проверка действующих партнеров.
Для крупных сделок и операций с повышенным налоговым риском имеет смысл установить более высокий уровень проверки. Например, приобретение канцелярских товаров на 20 000 рублей и заключение договора субподряда на 50 млн рублей объективно требуют разной глубины проверки.
Что должно находиться в досье контрагента Универсального установленного законом перечня документов не существует. Но я рекомендую формировать досье таким образом, чтобы спустя несколько лет из него было понятно не только кто ваш контрагент, но и почему нормальная коммерческая организация могла принять решение работать именно с ним.
В зависимости от размера и характера сделки в досье целесообразно включать: служебную записку инициатора сделки; коммерческое предложение; переписку до заключения договора; сведения о том, откуда компания узнала о поставщике; результаты сравнения предложений нескольких поставщиков, если такое сравнение проводилось; выписку из ЕГРЮЛ; сведения из сервиса ФНС «Прозрачный бизнес»; документы о полномочиях руководителя или представителя; сведения о лицензиях и членстве в СРО, когда они необходимы; информацию о судебных спорах; сведения об исполнительных производствах; информацию о банкротстве и намерениях кредиторов обратиться с заявлением о банкротстве; сведения о численности работников; информацию об объектах недвижимости, производственных помещениях, транспорте и оборудовании, если наличие таких ресурсов существенно для исполнения договора; официальный результат оценки ФНС, если контрагент его предоставляет; документы, подтверждающие деловую репутацию и опыт; фотографии офиса, склада или производственной площадки при проведении углубленной проверки; акт проверки или заключение ответственного сотрудника; документы о фактическом исполнении договора.
При этом объем проверки должен быть разумным. Например, требование предоставить налоговые декларации далеко не всегда оправданно и не должно превращаться в обязательный элемент проверки каждого поставщика. Гораздо важнее оценивать документы и сведения, которые действительно позволяют судить о способности конкретного лица исполнить конкретный договор.
«Прозрачный бизнес» Одним из базовых источников проверки остается сервис ФНС России «Прозрачный бизнес». Он позволяет получить значительный объем официальной информации о потенциальном партнере, включая регистрационные сведения, информацию из государственных реестров, данные о задолженности, численности работников и иные доступные показатели.
Но я рекомендую сохранять результат проверки на дату принятия решения о заключении договора. Если налоговая проверка начнется через три года, информация о компании может существенно измениться. Поэтому необходимо иметь доказательства того, что видел налогоплательщик именно в момент выбора поставщика.
Сервис оценки ФНС: важное изменение 2026 года На этот инструмент я рекомендую обратить особое внимание. С 1 января 2026 года механизм получил новое нормативное регулирование: ФНС России получила полномочия проводить анализ (оценку) сведений о финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и предоставлять результаты такой оценки.
Методика оценки утверждена приказом ФНС России от 05.12.2025 № ЕД-7-31/1041@. Сервис доступен через личный кабинет налогоплательщика в разделе «Как меня видит налоговая». Оценка проводится в два этапа.
На первом этапе анализируются базовые критерии, позволяющие оценить самостоятельность и действующий характер бизнеса, отсутствие ряда существенных негативных обстоятельств. Если лицо не соответствует одному или нескольким базовым критериям, это отражается в выписке.
При прохождении первого этапа проводится дальнейшая оценка финансово-хозяйственного состояния. Анализируются, в частности, показатели налоговой нагрузки, уровня заработной платы, численности работников, платежеспособности, ликвидности, автономии, рентабельности и другие характеристики.
Результат предоставляется в виде электронной выписки, подписанной электронной подписью налогового органа.
Почему я рекомендую запрашивать такую выписку С точки зрения будущего налогового спора этот документ интересен тем, что оценка производится самим налоговым органом на основании имеющейся у него информации. Поэтому при заключении существенных договоров крайне важно запросить у потенциального контрагента предоставить актуальную выписку из сервиса оценки.
Положительная оценка ФНС не является индульгенцией от будущих налоговых претензий, она автоматически не доказывает реальность конкретной операции. Однако такая выписка способна стать серьезным дополнительным доказательством того, что на момент выбора контрагента налогоплательщик использовал доступные официальные инструменты проверки и не игнорировал известные ему риски. Именно так, на мой взгляд, этот документ следует использовать в системе налоговой безопасности бизнеса.
Нужно ли посещать офис контрагента При крупных договорах — считаю это разумным. Особенно когда предмет договора предполагает наличие у исполнителя склада, производственной базы, техники, оборудования или значительного количества персонала.
По возможности можно провести выезд по месту деятельности потенциального партнера и зафиксировать: адрес; вывеску; офис; склад; производственные помещения; технику; оборудование. По итогам составляется краткий акт или отчет.
Конечно, посещать офис каждого поставщика бумаги или воды бессмысленно. Но если компания заключает договор на десятки миллионов рублей с организацией, которая должна собственными силами выполнить значительный объем строительных, производственных, транспортных или иных работ, отсутствие какого-либо интереса к ее реальным возможностям впоследствии может вызвать вполне закономерные вопросы.
Проверка должна соответствовать масштабу сделки Это один из важнейших принципов. Чем выше сумма договора, сложнее предмет сделки и необычнее условия, тем больше вопросов должен задать себе разумный предприниматель. Особого внимания требуют ситуации, когда:
контрагент создан незадолго до сделки;
предлагает существенно более низкую цену;
требует перечисления крупного аванса;
не имеет собственного сайта и публичного присутствия;
постоянно меняет банковские реквизиты;
общение происходит только через посредника;
директор не участвует в переговорах;
подписание документов организовано необычным способом;
платежи предлагается перечислять третьим лицам;
предмет договора объективно требует значительных ресурсов, наличие которых у контрагента не просматривается;
компания отказывается предоставить разумные сведения о своей деятельности.
Наличие одного такого обстоятельства еще не означает недобросовестность партнера. Но совокупность подобных признаков должна стать основанием для углубленной проверки.
Не забывайте о доказательствах реального исполнения Это вторая половина системы защиты, которую бизнес часто недооценивает. Преддоговорная проверка отвечает на вопрос: «Почему мы выбрали этого контрагента?»
Документы исполнения должны отвечать на другой: «Что реально произошло после заключения договора?»
Поэтому необходимо сохранять не только договоры, акты и счета-фактуры. В зависимости от характера операции полезно сохранять: деловую переписку; заявки; технические задания; отчеты; фотографии результата работ; пропуска сотрудников подрядчика; транспортные документы; путевые листы; складские документы; сертификаты; данные о движении товара; переписку по устранению недостатков; сведения о сотрудниках, взаимодействовавших с исполнителем; иные следы реальной хозяйственной деятельности.
Через несколько лет именно эти документы могут оказаться значительно важнее красивой папки с учредительными документами поставщика.
Проверять контрагента нужно не один раз Еще одна распространенная ошибка — проверить организацию перед заключением первого договора и считать вопрос закрытым навсегда. За несколько лет у компании могут смениться собственники и руководитель, возникнуть налоговая задолженность, исполнительные производства, банкротные риски, массовая смена адресов либо иные существенные обстоятельства.
Поэтому в положении о работе с контрагентами желательно установить периодичность повторной проверки. Для наиболее значимых партнеров я рекомендую также использовать сервисы мониторинга изменений.
Чек-лист должной осмотрительности в 2026 году
Перед заключением существенного договора рекомендую проверить как минимум следующее:
☑ Получена актуальная выписка из ЕГРЮЛ.
☑ Проверены сведения о руководителе и полномочиях подписанта.
☑ Проверен адрес контрагента и отсутствие недостоверных сведений в ЕГРЮЛ.
☑ Получены сведения из «Прозрачного бизнеса».
☑ Проверены судебные дела.
☑ Проверены исполнительные производства и банкротные риски.
☑ Проверены необходимые лицензии и членство в СРО.
☑ Оценено наличие работников, имущества, транспорта, оборудования и иных ресурсов, необходимых именно для исполнения предполагаемого договора.
☑ Проверена деловая репутация и опыт выполнения аналогичных работ.
☑ Зафиксировано, откуда компания узнала о контрагенте.
☑ Сохранены коммерческое предложение и преддоговорная переписка.
☑ Зафиксированы причины выбора именно этого поставщика.
☑ Получена актуальная выписка из сервиса оценки ФНС.
☑ Для крупной или рискованной сделки проведена углубленная проверка, при необходимости — выезд по месту деятельности.
☑ После заключения договора сохраняются не только первичные документы, но и доказательства фактического исполнения сделки.
☑ Организован последующий мониторинг значимых контрагентов.
Чего делать не следует Первая ошибка — создавать досье задним числом, когда уже пришло требование налоговой.
Вторая — считать, что наличие выписки из ЕГРЮЛ автоматически доказывает должную осмотрительность.
Третья — собирать десятки документов, но не фиксировать, почему был выбран именно этот контрагент.
Четвертая — полностью игнорировать очевидное отсутствие у исполнителя ресурсов.
Пятая — считать положительный результат сервиса оценки ФНС гарантией безопасности сделки.
Шестая — сохранять только договор, акты и счета-фактуры, уничтожая переписку и другие доказательства фактического исполнения.
И, наконец, одна из самых опасных ошибок — начинать заниматься доказательствами только после получения акта налоговой проверки.
Готовиться к налоговой проверке необходимо до ее начала Если налоговый орган уже ставит под сомнение ваших контрагентов, ограничиваться срочным сбором выписок и учредительных документов поздно. Необходимо анализировать всю доказательственную картину: реальность операций, фактических исполнителей, движение товара и денежных средств, обстоятельства выбора поставщика, документы и показания сотрудников.
Чем раньше такая работа будет проведена, тем больше возможностей сформировать позицию еще до того, как выводы инспекции будут закреплены в акте налоговой проверки.Одна из самых коварных проблем, с которой сталкиваются налогоплательщики при налоговых проверках – это так называемое исключение из затрат сомнительных контрагентов, которых проверяющие называют «техническими». Это приводит к доначислению налогов (в основном налога на прибыль и НДС), а также начислению штрафов и пеней, после чего бизнес уже не в состоянии продолжать свою деятельность и фактически погибает.
Исключение расходов по сомнительным контрагентам, налоговая обосновывает ст.54.1 Налогового кодекса РФ, ссылаясь на то, что налогоплательщиком получена «необоснованная налоговая выгода». Подобного термина в налоговом кодексе вы не найдете, впервые он был сформулирован в Постановлении Пленума ВАС №53 от 12.10.2006 г. и далее развивался в судебной практике.
На консультациях мне часто задают вопрос «Как правильно защищаться и не стать жертвой подобной налоговой проверки?». Так как вопрос стал системным, я поделюсь своими наработками в данной статье.
FAQ: вопросы и ответы по теме, которые мне часто задают на консультациях
Что такое должная осмотрительность при выборе контрагента? Это разумная проверка потенциального делового партнера до заключения договора. Налоговый орган оценивает не только наличие выписки из ЕГРЮЛ или учредительных документов, но и то, почему компания выбрала именно этого контрагента, мог ли он реально исполнить договор и как фактически исполнялась сделка.
Достаточно ли проверить контрагента через сервис «Прозрачный бизнес»? Нет. Сервис ФНС является важным источником информации, но сам по себе не подтверждает реальность будущей сделки. Желательно дополнительно проверить судебную историю, исполнительные производства, ресурсы контрагента, его деловую репутацию, полномочия подписанта и зафиксировать причины выбора именно этого поставщика.
Защищает ли положительная оценка ФНС от налоговых претензий? Автоматической гарантии она не дает, но положительная оценка может быть весомым доказательством того, что на момент выбора контрагента налогоплательщик использовал официальный инструмент проверки и не игнорировал доступные ему риски. Однако налоговый орган все равно вправе исследовать реальность конкретной операции, фактического исполнителя и движение товара, работ, услуг и денежных средств.
Что такое техническая компания? Под «технической» компанией обычно понимают организацию, которая формально участвует в документообороте, но фактически не выполняет заявленные хозяйственные операции либо используется как промежуточное звено для получения необоснованной налоговой выгоды. Сам по себе статус контрагента как проблемного еще не означает автоматического отказа в расходах или вычетах: значение имеют реальные обстоятельства сделки и поведение самого налогоплательщика.
Может ли налоговая снять вычет по НДС из-за проблем у контрагента? Может, если инспекция докажет обстоятельства, свидетельствующие о неправомерности применения вычета. В подобных спорах анализируется не только формальный комплект документов, но и реальность поставки, фактический исполнитель, осведомленность налогоплательщика, характер документооборота и экономическое содержание операции.
Что важнее: проверка контрагента или доказательства реального исполнения? Оба элемента важны, но в споре с налоговой доказательства реального исполнения часто приобретают решающее значение. Поэтому необходимо сохранять не только договор, счета-фактуры и акты, но и переписку, заявки, транспортные и складские документы, фотографии, отчеты, технические задания, пропуска, сведения о движении товара и другие подтверждения фактической хозяйственной деятельности.
Нужно ли проверять контрагента повторно? Да. Проверка только перед первым договором недостаточна, особенно при длительном сотрудничестве. У компании могут смениться собственники и директор, появиться налоговая задолженность, исполнительные производства, банкротные риски или иные негативные обстоятельства. Для значимых партнеров целесообразно установить периодическую повторную проверку.
Нужно ли выезжать по адресу контрагента? Не всегда. Для небольших и стандартных закупок это избыточно. Но при крупной сделке, особенно если предмет договора предполагает наличие склада, оборудования, транспорта, производственной базы или значительного персонала, выездная проверка может быть разумной и полезной. Результаты лучше зафиксировать актом, отчетом или фотографиями.
Что делать, если налоговая уже признала контрагента техническим? Необходимо анализировать весь массив доказательств, а не ограничиваться сбором выписок и учредительных документов. Обычно проверяются реальность операции, фактический исполнитель, движение товара и денег, обстоятельства выбора контрагента, переписка, показания сотрудников, транспортные и складские документы, а также выводы инспекции о связи налогоплательщика с проблемным контрагентом.
Можно ли подготовить досье контрагента уже после начала налоговой проверки? Формально собрать документы можно, но доказательственная ценность такого досье будет ниже. Наиболее убедительны документы и сведения, зафиксированные на момент выбора контрагента и заключения договора. Именно поэтому систему должной осмотрительности лучше выстраивать заранее.
Есть ли обязательный чек-лист должной осмотрительности в Налоговом кодексе? Нет. Закон не устанавливает универсального перечня действий, выполнение которого автоматически защищает налогоплательщика. Объем проверки должен зависеть от стоимости сделки, ее предмета, отрасли, рисков и обычной деловой практики.
Как часто нужно обновлять досье контрагента? Для ключевых и крупных партнеров разумно проводить повторную проверку не реже одного раза в год, а также перед существенным увеличением объема сотрудничества. При появлении негативной информации проверку следует проводить внепланово.
Может ли отсутствие у контрагента сотрудников означать, что он технический? Само по себе — нет. Компания может привлекать субподрядчиков, аутсорсинг, арендовать оборудование и использовать иные законные модели бизнеса. Но если характер договора объективно требует значительных ресурсов, а у контрагента отсутствуют и собственные, и привлеченные возможности для исполнения, это может стать существенным аргументом налогового органа.
Что должна доказать компания, чтобы защититься при споре по статье 54.1 НК РФ? Желательно показать совокупность обстоятельств: реальность хозяйственной операции, деловую цель сделки, разумность выбора контрагента, отсутствие формального документооборота, фактическое исполнение договора и отсутствие осознанного участия в противоправной налоговой схеме.
Остались вопросы или в отношении вашей компании планируется или уже идет налоговая проверка. Не теряйте драгоценное время запишитесь на консультацию по электронной почте или по телефону +7 920 585 85 85 и узнаете ваши перспективы и необходимые действия.
Понравился обзор? Подпишитесь на телеграм-канал или группу VK адвоката.